Bij LeanGame helpen we organisaties het beste uit hun mensen te halen. Wij zijn benieuwd naar de ervaringen van anderen op dit gebied. Hoe halen zij het maximale uit hun organisatie? 

Vandaag aan het woord: Barbara Albers. Zij is HR manager bij beslist.nl, het grootste online winkelcentrum van Nederland. Zij begeleidde daar afgelopen jaar de overgang naar het volledige digitale werken. Wij vragen aan haar wat de gouden tips om je werknemers betrokken te houden, ook onder snel veranderende omstandigheden.

Hoe verliep bij jullie de overgang van het fysieke naar het digitale werken?

Net zoals voor iedereen kwam de overgang ook voor ons onverwacht. Wij schakelden in een weekend over van op kantoor naar vanuit huis werken. Gelukkig zijn we een e-commerce bedrijf, dus een groot deel van de digitale infrastructuur lag er al.

Hoe zag je eigen leerproces eruit het afgelopen jaar?

In de loop van zo’n jaar doen zich steeds andere dingen voor. Aan het begin hadden onze werknemers met kinderen een uitdaging, dit was ook voor mij aan de orde. Uitgangspunt is hierbij altijd geweest dat er we zoveel mogelijk verwachtingen naar elkaar uitspraken, wat lukt momenteel wel en wat niet. Natuurlijk zijn er binnen beslist ook wel uitdagingen geweest op mentaal en vitaal vlak. We hechten er veel waarde aan om mensen niet uit het oog te verliezen en verbinding te blijven zoeken. Dat vraagt permanente aanpassing.

Wat zijn de belangrijkste tips om je mensen betrokken te houden?

Laat mensen werken zoals ze gewend zijn, maar wees ook flexibel

Bij het invoeren van het thuiswerken hebben we meteen een instructie geschreven voor de managers. Mensen moeten thuis zoveel als mogelijk op een zelfde manier kunnen werken als op kantoor. Vaste momenten en vergaderingen gingen dus onveranderd door. Door die structuur hebben mensen meer grip op het thuiswerken en verliep de overgang soepel. Tegelijkertijd hebben we altijd duidelijk gemaakt dat mensen zich niet bezwaard moesten voelen om hun uren anders in te delen.

We werkten bij Beslist al volgens een vaste methodiek, bijvoorbeeld met dagelijkse stand-ups en KPI gestuurd. Daardoor wisten mensen veel beter waar ze aan toe waren toen het we ineens volledig vanuit huis gingen werken.

Regelmatig contact

Het hele pakket aan maatregelen waarmee je het thuiswerken faciliteert is belangrijk, maar alles valt of staat met regelmatig contact. Zorg voor binding en het gevoel dat je samen een bepaald doel nastreeft. Alle managers hebben continue contact met de medewerkers en er is ook veel aandacht voor de vraag, hoe het gegaan is de afgelopen periode. Daarnaast sturen we wel eens een presentje, faciliteren we een fijne thuiswerkplek en organiseren we online activiteiten.

Speel in op behoeftes

We proberen bij alle werknemers een vinger aan de pols te houden en in te spelen op hun behoeftes. We vragen daarnaast regelmatig feedback over het thuiswerken. Toen we merkten dat sommige mensen een mindere weerstand kregen, verzorgden we bijvoorbeeld voedingssupplementen en hebben we werken op kantoor weer opengesteld voor mensen die echt behoefte hebben aan een andere omgeving. Dit soort initiatieven dragen bij aan de betrokkenheid van mensen en komt ook de intrinsieke motivatie ten goede.

Tot slot: hoe houd je jezelf gemotiveerd in deze tijd?

Zoals eerder geschetst was voor mij de eerste periode vanuit huis werken met kinderen om mij heen ook een uitdaging, daarna werd het makkelijker en haalde ik vooral mijn energie uit de afwisseling tussen werken vanuit huis en af en toe op kantoor. Belangrijke les voor mij was toch ook om niet te lang achter je laptop te blijven zitten en zorgen voor voldoende afwisseling. Even lunchen en een rondje met de hond zorgt voor frisse energie!

Dank je, Barbara, voor deze energieke afsluiter!